Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Osuuskunta Pohjolan Maito
Yhteystiedot: Jalostajantie 1
86600 Haapavesi
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Osuuskunta Pohjolan Maito
Riitta Vahter
73100 Lapinlahti
050 398 0654
riitta.vahter@valio.fi
Tietosuojavastaava
Osuuskunta Pohjolan Maito
Marko Puhto
Jalostajantie 1
86600 Haapavesi
marko.puhto@valio.fi
2. Rekisteröidyt
Omistajat/jäsenet
Hallitus
Edustajisto
Henkilökunta
Asiakkaat
Toimittajat
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsensuhteen perusteella.
Henkilötietoja käsitellään työsopimuksen perusteella.Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään ennalta määriteltyihin tarkoituksiin; jäsenten rekisteröinti, jäsenviestintä, jäsenyyteen kuuluvien palvelujen ja etujen tarjoaminen, kyselyt ja tutkimukset, asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen. Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.
Osassa toimipisteistämme on käytössä kameravalvonta asiakkaidemme ja henkilökuntamme turvallisuuden varmistamiseksi sekä omaisuuden suojaamiseksi. Tallennettu kuvamateriaali tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tallennusaika enintään 12 kk. Luovutamme nauhoitteita ainoastaan viranomaisille rikostutkintaan tai onnettomuuksien selvittämiseksi.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Henkilörekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
- nimi
- osoite
- henkilötunnus
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- henkilönumero
- jäsennumero
- kameravalvontatallenne
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen
Osuuskunta Pohjolan Maito
Riitta Vahter
73100 Lapinlahti
050 398 0654
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:
- työntekijältä itseltään
- jäseneltä itseltään
- asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
- toimittajalta itseltään
- valvontakamerakuvat toimipisteissä
- viranomaisten pitämistä rekistereistä, luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä tai muulta luotettavalta taholta
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterinpitäjä on oikeutettu siirtämään asiakkaastaan tarpeelliset tiedot (nimi, puhelinnumero, toimitusosoite) tavarantoimittajille ja viranomaisille siinä laajuudessa, joka on tarpeen sopimus- ym. velvoitteiden hoitamiseksi.
Luovutamme tietoja Valio Oy:lle palkanlaskentaa ja maidontilitystä varten. Luovutamme tietoja työterveyshuollolle, vakuutusyhtiölle ja ammattiyhdistysliitoille.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin jäsenyys, työsuhde tai asiakkuus on voimassa. Asiakkuus on voimassa niin kauan kuin asiakas pyytää poistamaan tietonsa rekisteristä.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisteriä käsittelevät Osuuskunta Pohjolan Maidon työntekijät, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää jäsentietojen käsittelyä ja jäsenrekisterin ulkoistettu järjestelmätoimittaja.
Tuottajien, edustajiston ja hallituksen henkilötietoja käsittelevät työntekijät, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää näiden tietojen käsittelyä.
Työsopimusten tietoja käsittelevät työsopimuksen tekijä ja henkilöstöasioidenhoitaja ja
Valio Oy:n palkanlaskenta.
Valmakauppojen asiakas- ja toimittajarekisteriä käsittelee Valmakaupan henkilöstö.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Kuvatallenteita käsittelevät erikseen nimetyt henkilöt.
Osuuskunta Pohjolan Maidon toimitilat on suojattu kulkuluvilla, säilytystilat pidetään lukittuna, arkistotiloihin pääsy on vain määrätyillä työntekijöillä, tietojärjestelmien käyttö- ja pääsyoikeudet ovat henkilökohtaisia ja niiden laajuus määritellään työtehtävien perusteella.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai – profilointiin.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta.